مساعد تنفيذي في اسطنبول

تعلن شركة تمكين عن رغبتها في توظيف سكرتير تنفيذي للعمل في مكتبها بمدينة إسطنبول، لدعم الإدارة التنفيذية في الأعمال الإدارية والتنظيمية اليومية، والمساهمة في تنسيق الاجتماعات، إدارة الملفات، متابعة المراسلات، وتنظيم الإجراءات المرتبطة بالعمل الحكومي والمؤسسي. المهام والمسؤوليات: - تنظيم جدول أعمال الإدارة التنفيذية وتنسيق المواعيد والاجتماعات. - إعداد وترتيب الاجتماعات، وتجهيز المتطلبات اللازمة لها. - إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق أهم النقاشات والقرارات والتوصيات. - متابعة المراسلات الإدارية والبريد الإلكتروني والردود الرسمية حسب التوجيهات. - إدارة وتنظيم الملفات والوثائق الورقية والإلكترونية بطريقة مهنية. - متابعة الإجراءات الحكومية والرسمية ذات العلاقة بعمل الشركة. - التنسيق مع الجهات الخارجية، ومتابعة الطلبات والإجراءات حتى إنجازها. - استقبال الزوار والتعامل معهم بأسلوب مهني يعكس صورة الشركة. - دعم الإدارة في المهام اليومية والمتابعة المستمرة للطلبات الإدارية. المؤهلات والمتطلبات: - خبرة إدارية لا تقل عن سنة واحدة في السكرتارية أو الإدارة أو تنسيق الأعمال. - إجادة اللغة التركية بمستوى ممتاز تحدثًا وكتابة. - إجادة اللغة الإنجليزية بمستوى جيد تحدثًا وكتابة. - إجادة اللغة العربية بطلاقة. - القدرة على استخدام برامج Microsoft Office، و Google Workspace. - معرفة جيدة بإدارة الملفات، تنظيم الوثائق، وتنسيق الاجتماعات. - معرفة أو خبرة في متابعة الإجراءات الحكومية والرسمية في تركيا. - معرفة بالأنظمة والإجراءات التركية الأساسية مثل النوتر، البلدية، الهجرة، الضرائب، والسجل التجاري تعتبر ميزة إضافية. - إجادة استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي وأدوات اللغة الكبيرة LLMs في إعداد النصوص، تنظيم المهام، تلخيص المحتوى، وتحسين جودة العمل الإداري. - مهارات تواصل عالية، ولباقة في التعامل مع الإدارة والزوار والجهات الخارجية. - الالتزام بالسرية المهنية والدقة في التعامل مع المعلومات والوثائق. - حسن المظهر والقدرة على تمثيل الشركة بصورة مهنية. - القدرة على التنظيم، المتابعة، والعمل تحت الضغط. - يفضل من لديه/لديها خبرة سابقة في بيئة شركات أو مكاتب تنفيذية. - يفضل أن يكون المتقدم/المتقدمة مقيمًا في إسطنبول ولديه معرفة جيدة ببيئة العمل والإجراءات الرسمية في تركيا.